Aangeboden door Centraal Beheer
Iedereen die in de binnenvaart werkt weet het waarschijnlijk wel: hoe goed je ook plant, vertragingen horen erbij. Een onverwachte sluisstoring, laag- of juist hoogwater, drukte in havens of simpelweg slecht weer kan ervoor zorgen dat je later aankomt dan gepland. Vervelend voor jou, maar ook voor de verlader en de klant die op de lading zit te wachten. Toch is het niet nodig om hier direct stress over te krijgen: met de juiste aanpak kun je de impact vaak beperken én begrip kweken bij alle betrokkenen. We geven handige tips.
Tip 1. Blijf communiceren
Het allerbelangrijkste bij een vertraging is open en tijdige communicatie. Wacht niet tot de klant zelf aan de bel trekt, maar informeer actief zodra je weet dat er vertraging is. Geef aan wat de oorzaak is, hoe groot de vertraging naar verwachting zal zijn en wat je zelf onderneemt om de gevolgen te beperken. Eerlijke communicatie schept vertrouwen en zorgt vaak voor meer begrip.
Tip 2. Werk met realistische verwachtingen
Soms zijn vervoerders geneigd om té optimistisch te zijn in hun nieuwe aankomsttijd. Dit is begrijpelijk, aangezien je je klant gerust wil stellen, maar te rooskleurige beloftes leiden vaak tot extra frustratie. Het is beter om realistisch te blijven: schat de nieuwe aankomsttijd liever iets ruimer in, zodat je klant juist positief verrast is als je tóch wat eerder bent.
Tip 3. Verdiep je in de alternatieven
Afhankelijk van de situatie kan het slim zijn om alternatieven in kaart te brengen. Denk aan overslag in een andere haven, tijdelijke opslag of samenwerking met een collega-vervoerder. Soms is het praktischer om (een deel van) de lading eerder op een ander punt over te dragen, zodat de keten niet helemaal stilvalt.
Tip 4. Verlies de veiligheid niet uit het oog
Vertraging kan de druk opvoeren om ‘tijd in te halen’. Maar veiligheid mag nooit wijken voor snelheid. Te hard varen of ondoordacht manoeuvreren kan uiteindelijk meer schade, gevaar en kosten opleveren dan de vertraging zelf.
Tip 5. Houd de administratie goed bij
Een vertraging kan ook financiële of contractuele gevolgen hebben. Zorg daarom dat je de situatie goed documenteert: noteer tijden, oorzaken en eventueel gemaakte extra kosten. Dat helpt niet alleen bij een correcte afhandeling richting de klant, maar geeft ook inzicht voor toekomstige verbeteringen in de planning.
Tip: Soms kan een vertraging leiden tot een geschil over contracten, betalingen of schadeclaims. In zulke gevallen kan een zakelijke rechtsbijstandverzekering uitkomst bieden. Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering kun je juridische ondersteuning krijgen, waarmee je sterker staat in de gesprekken en eventuele onderhandelingen. Zo verklein je de kans dat een meningsverschil uitmondt in een kostbare procedure.
Tip 6. Zie de vertraging als een leermoment
Elke vertraging is een kans om te leren. Wat had je vooraf anders kunnen doen? Zijn er patronen te ontdekken, bijvoorbeeld structurele drukte bij een bepaalde sluis? Door dit te analyseren kun je je planning en communicatie in de toekomst nog verder verbeteren.
Geen man overboord
Vertragingen zijn natuurlijk nooit leuk, maar tegelijkertijd onvermijdelijk in de binnenvaart. In zo’n geval is er niet direct een man overboord. Door open en eerlijk te communiceren, realistische verwachtingen te scheppen en de ervaring te gebruiken als leermoment, laat je zien dat je professioneel en betrouwbaar bent, ook als het even tegenzit.
